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    檔案法規

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    《明清檔案著錄細則》解讀

    發布時間:2022-07-15 15:52:33  作者:邵熠星  來源:中國檔案網  瀏覽次數:

    隨著信息技術在檔案領域的廣泛應用,明清檔案著錄工作在數字環境下呈現出不少新的特點。為進一步規范明清檔案的著錄工作,中國第一歷史檔案館對《明清檔案著錄細則》(DA/T 8—1994,以下簡稱《細則》)進行了修訂,并于2022年4月7日發布。

    一、修訂背景

    明清檔案記載著大量的信息,蘊含著豐富的知識,是研究明清史最重要的第一手資料。明清檔案著錄是檔案目錄資源建設的一項基礎性工作,是檔案開發利用、實現多樣化服務的根基。著錄工作的標準化關系到由此形成的檢索工具的通用性以及檔案信息資源開發利用的有效性?!都殑t》自1994年11月1日起實施,已應用20余年,一直對明清檔案的著錄工作起著重要的規范作用。

    然而,隨著社會的進步以及大數據、云計算等新技術的應用,明清檔案管理水平及數字化程度不斷提高,國內外檔案著錄理念不斷更新,檔案著錄工作不斷推進。數字環境下的明清檔案在表現方式及著錄要求上發生了深刻變化:著錄方式從手寫卡片著錄轉變為借助計算機與軟件平臺著錄;著錄對象從明清檔案實體轉變為明清檔案的數字圖像;著錄理念從關注個體內容轉變為重視全要素著錄。新技術、新環境為明清檔案的保管帶來了機遇和挑戰,也對明清檔案著錄工作的標準化提出了更高要求。面對這種情況,原《細則》存在的不足逐漸顯現,需對其進行重新修訂完善以更好地規范和推動明清檔案著錄工作。

    2013年,作為保管有1000余萬件(冊)明清檔案的國家級檔案館,中國第一歷史檔案館開始籌備《細則》修訂的相關事宜,并赴遼寧、江西等省檔案館調研。隨后,編目處(2019年改為整理編目處)研究撰寫了《關于明清檔案著錄細則修訂的說明》,同時結合明清檔案著錄外包實踐,完成《館藏漢文檔案數字化圖像外包著錄項目調研報告》《中國第一歷史檔案館漢文明清檔案數字圖像著錄細則》等,為《細則》修訂打下了良好的基礎。

    2018年8月,中國第一歷史檔案館申報修訂的《細則》經過全國檔案工作標準化技術委員會批準立項,簽訂組織實施檔案領域行業標準計劃項目協議書?!都殑t》修訂組正式成立,由編目處具體負責《細則》修訂工作。

    二、修改和完善的主要內容

    調整框架結構

    1.提升規范性

    2020年,國家標準委發布了《標準化工作導則 第1部分:標準化文件的結構和起草規則》(GB/T 1.1—2020),更新了標準化文件起草的相關規定?!都殑t》對照該標準,重新梳理了文本,規范了總體結構,增加了“第2章 規范性引用文件”“第3章 術語和定義”“第4章 總體原則和要求”,并調整了其他章節的分布以及文字的使用,使得《細則》在結構和內容上更加符合標準化文件的要求。

    2.提高適用性

    現階段的明清檔案著錄基本都借助計算機操作,不再使用紙質文本,原《細則》中卡片式著錄條目格式和書本式著錄條目格式的內容在工作中已不再采用。因此,刪除了原《細則》中的“第5章 著錄格式”。同時,在著錄項中增加了不少與計算機著錄相關的內容,如“圖像號”著錄項,就用于著錄檔案對應的數字圖像的信息,由“起始圖像號”“終止圖像號”和“畫幅數”組成,便于檢索利用。通過對著錄項的增加與調整,《細則》更加適用于數字環境下的明清檔案著錄。

    3.增強可操作性

    為了便于《細則》使用者快速準確地參照著錄,《細則》將每個著錄項的著錄規則均統一為幾個部分進行說明:一是著錄項名稱,規范每一個著錄項的命名;二是著錄項目的,簡要說明著錄該項信息所要達到的目標;三是著錄項的適用規則,詳細描述該著錄項應該在哪個層級著錄,以及如何準確有效地著錄;四是實際應用示例,直觀地展示著錄結果。對于一些較為復雜的著錄項,《細則》還列出了不同情況下的著錄建議,便于操作。例如,“文件形成日期”項明確對主要類型檔案提出了不同的時間采用規定:“一般情況下,公私文書著錄發文日期,詔令文書著錄發布日期,條約、合同著錄簽署日期,表冊著錄編制日期?!蓖瑫r,由于有些明清檔案會在一份文件上出現多個日期信息,《細則》又指出,“在具備條件的情況下,也可對多個日期項進行著錄,如:朱批奏折著錄具奏日期和奉朱批日期,咨文著錄發文日期和收文日期?!边@樣的規定就使得著錄工作具備了一定的可擴展性,更為實用。

    調整著錄項

    1.引入多級著錄

    參照《國際檔案著錄規則(總則)》的相關規定,《細則》貫徹多級著錄理念,增加了全宗、案卷級別的著錄項目,并在每個著錄項的著錄規則中明確指出該著錄項適用的層級,以及在不同層級中的應用。如題名項就涉及全宗名稱(全宗級)、案卷題名(案卷級)、文件題名(文件級)3個層級。同時,明確設置了“著錄層級”這個項,確認著錄單元所屬的層次位置,便于將檔案放在大環境中來理解,掌握其背景信息與來源信息。

    此外,由于各檔案館的實際情況多樣,層級設置存在區別,《細則》在對著錄項進行描述時,僅覆蓋了全宗、案卷、文件級別,這是因為各檔案館的明清檔案整理體系基本都涵蓋這3個級別。對于其他級別,《細則》明確指出,可根據需要自行選擇著錄。也就是說,各檔案館在著錄時,可根據館藏的實際情況增加相應級別,如類別級、項目級,確保了可擴展性。

    2.增加與修改著錄項

    為與國際和國內標準保持一致,《細則》將著錄項目劃分為標識項、背景項、內容與結構項、查閱與利用控制項、相關檔案材料項、著錄控制項、附注項7個部分,將原標準中的著錄項目融入這7個大項中。經過增加和修改,共設置有40個小項。這些項目大部分是在繼承原《細則》的基礎上,參考《國際檔案著錄規則(總則)》和《檔案著錄規則》而設置的。同時,結合明清檔案著錄工作實際,設置了3個特有的著錄項,即圖像號、實體修復記錄、實體展覽記錄。

    具體來說,著錄項的設置繼承了原《細則》中依然適用于現階段工作的內容,如檔號、題名、日期、文種/文本、責任者、分類號等,最大限度地保證了著錄工作的延續性?;诙嗉壷浽黾拥闹涰?,如機構沿革、人物生平、檔案沿革、整理情況等,能夠讓管理者與利用者更好地了解檔案的背景信息,從宏觀上把握檔案的情況?;诠ぷ鲗嵺`增加的實體修復記錄、實體展覽記錄、復制件狀況、出版附注等項,則有利于清晰地掌握檔案在所有管理利用環節中的軌跡。作出這些改動,是期望能夠將著錄工作貫穿于明清檔案工作的全流程,覆蓋其整個生命周期,盡可能地確保明清檔案的管理與利用信息不被遺漏。

    三、修訂意義

    更有利于與國際標準接軌

    早在2000年,國際檔案理事會就正式頒布了第二版的《國際檔案著錄規則(總則)》,成為當今國際上被應用最廣的國際標準。該標準中明確提出了以尊重全宗理論為基礎的多級著錄規則,提出檔案著錄應當從總體到部分,即從全宗著錄起,由全宗逐級向下著錄到類別、案卷、文件等?!都殑t》的主要變化之一即引入多級著錄原則,改變了原《細則》規定主要集中于文件級著錄、案卷級著錄且規定較簡單的情況,豐富了對案卷及全宗級著錄的規定,類別級著錄也留有擴展余地,在最大限度上與國際標準保持一致。

    更有利于明清檔案的管理與利用

    明清檔案著錄不僅僅單純為了編制檔案目錄,還是為了確保檔案的真實性、完整性與可用性。原《細則》僅對檔案內容進行簡單著錄,缺少對整理、復制、出版、保管、展覽等情況的著錄項。這些省卻的要素對紙質檔案來說并不會影響其原始性,但對于檔案數字圖像而言,缺少這些要素則會對管理與利用帶來一定的影響。此次修訂,將明清檔案著錄工作視為動態過程,對著錄項進行了調整與增加。這些著錄項貫穿于檔案管理的整個生命周期,以期實現可持續、多維度的全要素與全程著錄,真實反映檔案實體管理的各個級別層次,多維、立體、完整地展現檔案的特點。明清檔案之間的聯系是多種多樣的,不僅可以根據檔案的整理級別構成等級結構,也可根據同一責任者建立聯系,還可根據同一主題將檔案聯系起來。如果實現了全要素著錄,不僅能揭示其形式特征和內容特征,還能清晰反映出檔案之間的聯系,為檔案利用帶來極大的方便。

    更適用于現階段及以后的明清檔案著錄工作

    數字化環境下的檔案著錄,不僅要滿足人工閱讀的需求,還要滿足計算機自動處理的需求;不僅要滿足數字信息的檢索需求,還要滿足其憑證價值的證明需求。原《細則》對著錄概念的理解基于手工整理與著錄過程,其著錄規定主要針對檔案的內容和形式特征,忽略了數字圖像的某些要素,如支持數字圖像的軟硬件平臺等。而缺失這些要素不利于全面描述數字化的明清檔案特征,不能很好地維護其真實性、完整性與可用性。修訂后的《細則》不僅對檔案的內容特征進行著錄,還對檔案的背景、系統來源等信息進行著錄,不僅適用于傳統的紙質檔案,也適用于數字形式的檔案,更適用于當下及以后多樣化的著錄環境。

    當然,《細則》僅是明清檔案著錄的一部“總則”,不可能滿足所有明清檔案的著錄需求。對于某些內容和形式極其特殊的檔案,可基于該標準制訂更具針對性的規則,根據實際情況作出調整。明清檔案著錄工作標準化是一項長期而艱巨的任務,是明清檔案著錄的內在要求,也是明清檔案信息資源共享的客觀需求。相關部門要時刻關注檔案著錄領域的理論與實踐發展,與時俱進,實時更新,制訂配套規則,創新方式方法,以科學統一的標準做好明清檔案著錄工作,發揮明清檔案信息資源的價值。

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